Controlli a distanza e uso della mail aziendale: cosa è lecito?

Nel contesto lavorativo moderno, l’utilizzo di strumenti digitali come computer, email e dispositivi mobili è diventato imprescindibile. Tuttavia, è fondamentale per i datori di lavoro comprendere i limiti legali relativi al controllo di questi strumenti per garantire il rispetto della privacy dei dipendenti e evitare sanzioni.

Controlli a distanza: cosa prevede la legge

Secondo l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, modificato dal Jobs Act (D.Lgs. 151/2015), i datori di lavoro possono utilizzare impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo a distanza solo per esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale. Tali controlli devono essere autorizzati tramite accordo sindacale o, in mancanza, dall’Ispettorato del Lavoro.

Per quanto riguarda gli strumenti assegnati ai dipendenti per lo svolgimento della prestazione lavorativa (come computer, telefoni, tablet), il datore di lavoro può effettuare controlli senza necessità di autorizzazione preventiva, a condizione che:

• i lavoratori siano informati adeguatamente sulle modalità d’uso degli strumenti e sulle modalità di effettuazione dei controlli;
• sia rispettata la normativa in materia di privacy, in particolare il Codice della Privacy (D.Lgs. 196/2003) e il Regolamento UE 2016/679 (GDPR).

Uso della mail aziendale: diritti e doveri

Le email aziendali, pur essendo strumenti di lavoro, possono contenere informazioni personali. Il Garante per la Privacy ha stabilito che il datore di lavoro può monitorare l’uso della posta elettronica dei dipendenti solo nel rispetto dei principi di pertinenza e non eccedenza. Ciò significa che:

• i controlli devono essere giustificati da esigenze specifiche, come la sicurezza aziendale o la prevenzione di illeciti;
• non sono ammessi controlli prolungati, costanti o indiscriminati;
• i lavoratori devono essere informati preventivamente sulle modalità e finalità dei controlli.

Inoltre, la Cassazione ha ribadito che i controlli retroattivi sulle email, ovvero quelli effettuati su periodi antecedenti all’insorgenza di un fondato sospetto di illecito, non sono ammessi ai fini disciplinari.

Falsi miti da sfatare

• “È sufficiente il consenso del dipendente per effettuare controlli”: Falso. Il consenso del lavoratore non può sostituire l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro nei casi previsti dalla legge.
• “Posso controllare liberamente le email aziendali dei miei dipendenti”: Falso. I controlli devono essere proporzionati, giustificati e conformi alla normativa sulla privacy.

Consigli pratici per le aziende

• Redigere una policy aziendale chiara: Definire le modalità d’uso degli strumenti aziendali e le eventuali attività di monitoraggio.
• Informare i dipendenti: Fornire un’informativa dettagliata sulle modalità di utilizzo degli strumenti e sui controlli effettuati.
• Limitare l’accesso alle email: Evitare controlli indiscriminati e accedere alle email solo in presenza di fondati sospetti di illeciti.

Avv. Marco Zaia

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